Lojistik sektöründe en sık karşılaşılan suistimaller ve alınacak tedbirler

Suistimali engelleyecek en önemli bileşen önce süreçlerin suistimale yer vermeyecek şekilde kurulması sonra da periyodik denetim yapılmasıdır. Çalışan merkezli suistimal ve hilelerin yaratacağı mali kayıp alınacak denetim hizmetlerinin maliyetinden katbekat fazla olacaktır.  

Günümüzde lojistik sektörü yoğun veri işleyen, uluslar arası regülasyonlara tâbi, düşük kâr marjı ve yüksek risk ile çalışan bir sektördür. 

Endüstride üretilen, satılan, satın alanına her türlü mal bir şekilde depolanmalı, taşınmalı ve dağıtılmalıdır. Her türlü üretim şirketimiz kendi odak işi olmasa da lojistiği kullanmak, yürütmek zorundadır.

Öte yandan günümüzün hızlı değişen dünyasında özellikle uluslararası ithalat ihracat yapan endüstriyel firmalar iş yapış şekilleri, personelleri, evrak takip yöntemlerini değişen şartlara ve hatta çalıştıkları ülkelere göre değiştirmek zorundadırlar. 

Bir faturayı 1 hafta geç kesmenin binlerce dolar zarara sebep olabileceği kadar hızlı bir sektör olan lojistik, maalesef bir şirkette suistimale en açık bölümlerden biridir. 

Bunun temel nedeni olarak küçük ve orta ölçekli işletmelerimizin ithalat ihracat süreçlerinin kaçınılmaz bir parçası olan taşıma ve depolama süreçleri hakkında derin bilgiye sahip olmamalarını gösterebiliriz. 

Lojistik satın almasından, ithalat ihracat belgelerinin hazırlanmasına, yurt dışındaki operasyonların yürütülmesine, fiyatlama ve tarife yönetimine kadar bir taşıma operasyonunda pek çok parametre bulunmaktadır. 

Tekliflerin düzgün dosyalanmaması, taşıma anlaşmalarının detaylı incelenmemesi, taşıma sürelerinin sorgulanmaması, yükleme/boşaltma maliyetlerinin öngörülmemesi, yurt dışı alıcı bildirimlerinin zamanında yapılmaması her biri şirketin zararına sonuçlanabilecek aksiyonlardır. Gümrük söz konusu olduğunda hatalı bir işlemin affı olmadığı gibi, şirkete de kalıcı zararlar verme ihtimali vardır.

 Lojsitik operasyonları taşıma ve depolama olarak ayırırsak her birinde olabilecek suistimal vakalarını aşağıdaki gibi listeleyebiliriz:

 Taşıma operasyonları:

· Taşıma satın alması genel olarak fiyatların borsa gibi değiştiği bir ortamda piyasayı bilmeyen yöneticilerin kolay takip edemeyeceği ve suistimale açık bir konudur. Hizmet sağlayıcı firma ile anlaşan personeliniz, fiyatları size daha uygun gösterecek, bütün taşımaları aynı firmaya verecek şekilde karşınıza gelebilir. Çerçeve anlaşmanızın olmadığı bir firma sürekli satın alma ihalelerini kazanıyorsa, firmayı ve satın almayı yapan personelinizi yakından incelemenizi öneririz.

· Özmal kamyonlarınız olduğu halde dış nakliye satın almanız artıyorsa benzer şekilde personeliniz ile nakliye hizmeti veren firma anlaşmış olabilir. Özmal kamyon kullanımınız %95’e gelmeden dış nakliye satın almamanızı ve satın almalarını bu gözle kontrol etmenizde fayda vardır.

· Nakliye  hizmeti sağlayıcınız, kamyonuz size satıp içinde ek malzeme taşıyabilir, personeliniz ile anlaşıp yasal veya yasal olmayan taşımaları sizin adınızı kayıtlı kamyonlara yükleyebilir.

· Nakliye sürecinin atıkları olan palet gibi malzemeleri personeliniz şahsı adına satıp gelir sağlayabilir, sürekli palet almanıza sebep olarak sizi zarara uğratabilir.

· Yurt dışı ihracat operasyonlarında personeliniz malı zamanında hareket ettirmeyip yüksek bekleme (demuraj) maliyetleri ile sizi zarara uğratabilir.

 Depolama:

· Depolama operasyonlarında en sık görülen depolanan malzemenin çalınmasıdır. Depolanan malzemenin satışı ne kadar kolaysa çalınma riski de o kadar yüksektir. En rahat satılan malzemeler sigara, içki, elektronik malzemeler, plastik hammaddesi gibi yükte hafif pahada ağır malzemelerdir. Bir depodan malzeme çıkarmak şirketinizde yürürlükte olan güvenlik süreçlerine göre çok kolay veya zor olabilir. Öncelikle riskli malzeme depolayan şirketlerde özel güvenlik bulundurulmasını ve üretim/depo ekipleri ile güvenlik ekiplerinin ayrılmasını öneririz. Sonrasında süreçlerinizin “Nerede kaçak olabilir” gözüyle incelenmesi gereklidir.

· Depodaki mal dışında ambalaj, çeşitli üretim malları, elektronik cihazlar gibi ek malzemeler de çalınabilir.

· Depolarda kullanılan el terminali, barkod okuyucu gibi malzemeler personel tarafından çalınabilir, bilinçli olarak kırılabilir.

· Depolarda yapılan faaliyet sonrası ortaya çıkan atıklar (karton, plastik, kumaş atığı vs) çalınabilir.   

 Suistimali engelleyecek en önemli bileşen önce süreçlerin suistimale yer vermeyecek şekilde kurulması sonra da periyodik denetim yapılmasıdır. Süreçler ne kadar iyi kurgulansa da maalesef insan aklı çok yaratıcı olduğundan dönem dönem kontroller yapılmaz ise yeni suistimal noktalarının bulunması ve süreçlerin delinmesi kaçınılmaz olacaktır. Bir diğer önemli parametre de yönetim kadrosunun lojistiği fiilen bilen kişilerden oluşturulması şirket içinde birkaç güvenilir personele “Sen lojistiğe de bak” denmemesidir. Çalına bir kamyon malın şirketin itibarına vereceği zarar belki malın kendi maliyetinden kat kat fazla olacaktır. İnsana duyulan güven ancak denetlenebilir bir sistem varsa olumlu sonuç verecektir.